Η τήρηση του Βιβλίου Υποδείξεων Τεχνικού Ασφάλειας και Ιατρού Εργασίας γίνεται πλέον ηλεκτρονικά μέσω του πληροφοριακού συστήματος της Επιθεώρησης Εργασίας.
Η νέα διαδικασία καθορίζεται με την απόφαση 25548/25.09.2026, η οποία δημοσιεύθηκε στο ΦΕΚ Β΄ 5833/28.09.2026 και τέθηκε σε ισχύ από τη δημοσίευσή της.
Σκοπός της ηλεκτρονικής εφαρμογής είναι η άμεση καταγραφή των υποδείξεων, η ενημέρωση του εργοδότη και η δυνατότητα ελέγχου του ιστορικού κάθε επιχείρησης.
Ποιους αφορά η ηλεκτρονική τήρηση
Η διαδικασία αφορά:
- τους Τεχνικούς Ασφάλειας
- τους Ιατρούς Εργασίας
- τις Εξωτερικές Υπηρεσίες Προστασίας και Πρόληψης (ΕΞΥΠΠ)
- τις Εσωτερικές Υπηρεσίες Προστασίας και Πρόληψης (ΕΣΥΠΠ)
- τους εργοδότες που έχουν υποχρέωση να χρησιμοποιούν υπηρεσίες Τεχνικού Ασφάλειας ή Ιατρού Εργασίας
Το ηλεκτρονικό βιβλίο τηρείται χωριστά για κάθε επιχείρηση ή εγκατάσταση και οι καταχωρίσεις εμφανίζονται με χρονολογική σειρά.
Υπάρχει επίσης διαχωρισμός ανάλογα με το πρόσωπο που πραγματοποιεί την καταχώριση, δηλαδή τον Τεχνικό Ασφάλειας ή τον Ιατρό Εργασίας.
Ποιοι εργοδότες εξαιρούνται
Από τη διαδικασία ηλεκτρονικής τήρησης του Βιβλίου Υποδείξεων εξαιρούνται οι εργοδότες που ασκούν νόμιμα οι ίδιοι καθήκοντα Τεχνικού Ασφάλειας, σύμφωνα με το άρθρο 502 του Κώδικα Εργατικού Δικαίου.
Η δυνατότητα αυτή παρέχεται υπό συγκεκριμένες προϋποθέσεις:
- Σε επιχειρήσεις κατηγορίας Γ΄ με έως 20 εργαζομένους, ο εργοδότης μπορεί να αναλάβει τα καθήκοντα, εφόσον ολοκληρώσει την προβλεπόμενη επιμόρφωση.
- Σε επιχειρήσεις κατηγορίας Β΄ ή Γ΄ με έως 20 εργαζομένους, μπορεί να αναλάβει τα καθήκοντα εφόσον διαθέτει τα απαιτούμενα προσόντα και ειδικότητα που αντιστοιχεί στη δραστηριότητα της επιχείρησης.
- Σε επιχειρήσεις κατηγορίας Β΄ με έως 20 εργαζομένους, εάν διαθέτει τα απαιτούμενα προσόντα αλλά η ειδικότητά του δεν αντιστοιχεί στη δραστηριότητα της επιχείρησης, απαιτείται επιμόρφωση τουλάχιστον 35 ωρών.
- Σε επιχειρήσεις κατηγορίας Β΄ με έως 5 εργαζομένους, μπορεί να αναλάβει τα καθήκοντα μετά από επιμόρφωση τουλάχιστον 35 ωρών, εφόσον διαθέτει σχετικό τεχνικό τίτλο σπουδών, σχετική άδεια τεχνικού επαγγέλματος ή αποδεδειγμένη δεκαετή εμπειρία στη συγκεκριμένη οικονομική δραστηριότητα.
Σε ορισμένες από τις παραπάνω περιπτώσεις, ο εργοδότης δεν μπορεί να συντάξει ο ίδιος τη γραπτή εκτίμηση επαγγελματικού κινδύνου. Η σύνταξή της πρέπει να ανατεθεί σε πρόσωπο που διαθέτει τα προβλεπόμενα προσόντα και κατάλληλη ειδικότητα για τη δραστηριότητα της επιχείρησης.
Επομένως, η εξαίρεση δεν εφαρμόζεται αυτομάτως σε κάθε μικρή επιχείρηση, αλλά εξαρτάται από την κατηγορία επικινδυνότητας, τον αριθμό των εργαζομένων, τα προσόντα και την επιμόρφωση του εργοδότη.
Πώς καταχωρίζονται οι υποδείξεις
Ο Τεχνικός Ασφάλειας ή ο Ιατρός Εργασίας συνδέεται στο πληροφοριακό σύστημα της Επιθεώρησης Εργασίας και επιλέγει την επιχείρηση για την οποία υπάρχει ενεργή ανάθεση καθηκόντων.
Για κάθε νέα καταχώριση συμπληρώνονται:
- η ημερομηνία της επίσκεψης
- η κατηγορία ή οι κατηγορίες στις οποίες ανήκει η υπόδειξη, εφόσον επιλεγούν
- το κείμενο της υπόδειξης
- τυχόν συμπληρωματικές πληροφορίες
Εάν κατά την επίσκεψη δεν προκύπτει κάποια σύσταση, υπάρχει η δυνατότητα να δηλωθεί ότι δεν πραγματοποιούνται υποδείξεις.
Η καταχώριση μπορεί αρχικά να αποθηκευτεί προσωρινά ως πρόχειρη. Με την οριστική υποβολή, το σύστημα καταγράφει αυτόματα την ημερομηνία και την ώρα.
Οι οριστικές καταχωρίσεις δεν αλλάζουν
Μετά την οριστική υποβολή, η υπόδειξη δεν μπορεί να τροποποιηθεί ή να διαγραφεί.
Αν απαιτείται διόρθωση, διευκρίνιση ή συμπλήρωση, πρέπει να δημιουργηθεί νέα καταχώριση, η οποία θα παραπέμπει στην αρχική. Με αυτόν τον τρόπο διατηρούνται στο ιστορικό τόσο η αρχική υπόδειξη όσο και η μεταγενέστερη συμπλήρωσή της.
Η διαδικασία αυτή εξασφαλίζει ότι υπάρχει πλήρης εικόνα των υποδείξεων και των αλλαγών που έγιναν με την πάροδο του χρόνου.
Πώς ενημερώνεται ο εργοδότης
Μετά την οριστική καταχώριση μιας νέας υπόδειξης, ο εργοδότης ενημερώνεται:
- μέσα από τον λογαριασμό του στο πληροφοριακό σύστημα
- με μήνυμα στην ηλεκτρονική διεύθυνση που έχει δηλώσει
Η νέα υπόδειξη εμφανίζεται αρχικά με την ένδειξη «Σε αναμονή λήψης γνώσης».
Ο εργοδότης πρέπει να συνδεθεί στην εφαρμογή, να διαβάσει το πλήρες περιεχόμενο της καταχώρισης και να επιλέξει τη «Δήλωση λήψης γνώσης».
Με την ολοκλήρωση της ενέργειας:
- καταγράφονται η ημερομηνία και η ώρα
- καταγράφεται ο χρήστης που πραγματοποίησε τη δήλωση
- η υπόδειξη εμφανίζεται πλέον ως «Αναγνωσμένη»
Η ηλεκτρονική «δήλωση λήψης γνώσης» επιβεβαιώνει ότι ο εργοδότης ενημερώθηκε για την υπόδειξη του Τεχνικού Ασφάλειας ή του Ιατρού Εργασίας, είναι οριστική και δεν μπορεί να ανακληθεί.
Πρόσθετη υποχρέωση σε τεχνικά και οικοδομικά έργα
Στα οικοδομικά και τεχνικά έργα, καθώς και στις ναυπηγοεπισκευαστικές εργασίες, ο εργοδότης που δηλώνει ότι έλαβε γνώση πρέπει να ενημερώνει και τα υπόλοιπα πρόσωπα που συμμετέχουν στο έργο και επηρεάζονται από την υπόδειξη.
Ανάλογα με την περίπτωση, πρέπει να ενημερώνονται:
- άλλοι εργολάβοι
- υπεργολάβοι
- ο συντονιστής ασφάλειας και υγείας του έργου
Η υποχρέωση αφορά τις υποδείξεις που σχετίζονται με τη δική τους δραστηριότητα ή με κινδύνους που μπορεί να επηρεάσουν τους εργαζομένους τους.
Ποιοι έχουν πρόσβαση στο ηλεκτρονικό βιβλίο
Η πρόσβαση διαμορφώνεται ανάλογα με τον ρόλο κάθε χρήστη.
Ο εργοδότης μπορεί:
- να βλέπει τις υποδείξεις που αφορούν την επιχείρησή του
- να δηλώνει ότι έλαβε γνώση
- να αναζητά προηγούμενες καταχωρίσεις
Ο Τεχνικός Ασφάλειας και ο Ιατρός Εργασίας μπορούν:
- να πραγματοποιούν νέες καταχωρίσεις για τις ενεργές αναθέσεις τους
- να βλέπουν το ιστορικό των επιχειρήσεων στις οποίες έχουν ενεργή ανάθεση
- να ανατρέχουν στις δικές τους παλαιότερες καταχωρίσεις
Οι ΕΞΥΠΠ και ΕΣΥΠΠ μπορούν να βλέπουν το ιστορικό των ενεργών και παλαιότερων αναθέσεών τους.
Οι Επιθεωρητές Εργασίας έχουν δυνατότητα αναζήτησης του βιβλίου ανά επιχείρηση και μπορούν να ελέγχουν τόσο τις υποδείξεις όσο και το αν ο εργοδότης δήλωσε ότι έλαβε γνώση.
Εξαγωγή και εκτύπωση του βιβλίου
Οι χρήστες μπορούν να εξάγουν ολόκληρο το ηλεκτρονικό βιβλίο ή μέρος του σε αρχείο PDF και να το εκτυπώνουν.
Στο αρχείο καταγράφονται η ημερομηνία και η ώρα της εξαγωγής, ώστε να προκύπτει πότε δημιουργήθηκε το συγκεκριμένο αντίγραφο.
Κάθε εγγραφή περιλαμβάνει, μεταξύ άλλων:
- τα στοιχεία του προσώπου που έκανε την καταχώριση
- την ημερομηνία της επίσκεψης
- την ημερομηνία καταχώρισης
- την κατηγορία της υπόδειξης, όπου υπάρχει
- την ημερομηνία και την ώρα λήψης γνώσης από τον εργοδότη
Έλεγχοι και κυρώσεις
Οι Επιθεωρητές Εργασίας έχουν πρόσβαση στις καταχωρίσεις στο πλαίσιο των ελεγκτικών τους αρμοδιοτήτων.
Η μη τήρηση των υποχρεώσεων για την υγεία και την ασφάλεια των εργαζομένων μπορεί να επιφέρει διοικητικές αλλά και ποινικές κυρώσεις.
Για κάθε παράβαση της νομοθεσίας για την υγεία και την ασφάλεια στην εργασία μπορεί να επιβληθεί πρόστιμο από 500 έως 50.000 ευρώ. Κατά τον καθορισμό της κύρωσης εξετάζονται, μεταξύ άλλων, η σοβαρότητα και η έκταση του κινδύνου, η επανάληψη της παράβασης, η μη συμμόρφωση σε προηγούμενες υποδείξεις και ο βαθμός ευθύνης του εργοδότη.
Ανάλογα με τη σοβαρότητα της παράβασης, μπορεί επίσης να επιβληθεί:
- προσωρινή διακοπή συγκεκριμένης εργασίας, τμήματος ή ολόκληρης της επιχείρησης
- διακοπή λειτουργίας μέχρι την πλήρη συμμόρφωση, όταν υπάρχει άμεσος ή σοβαρός κίνδυνος για τους εργαζομένους
- ακόμη και οριστική διακοπή λειτουργίας σε περιπτώσεις συστηματικής μη συμμόρφωσης
Παράλληλα, η παραβίαση με πρόθεση των διατάξεων για την υγεία και την ασφάλεια των εργαζομένων μπορεί να οδηγήσει σε φυλάκιση τουλάχιστον έξι μηνών, σε χρηματική ποινή τουλάχιστον 900 ευρώ ή και στις δύο ποινές.
Αυστηρότερες ποινές προβλέπονται για την παρεμπόδιση ελέγχου της Επιθεώρησης Εργασίας ή την άρνηση παροχής στοιχείων. Στην περίπτωση αυτή μπορεί να επιβληθεί φυλάκιση τουλάχιστον ενός έτους, χρηματική ποινή τουλάχιστον 900 ευρώ ή και οι δύο ποινές.
Η ακριβής κύρωση καθορίζεται κατά περίπτωση, σύμφωνα με το είδος, τη σοβαρότητα και τις συνθήκες της παράβασης.
Από πότε εφαρμόζεται η νέα διαδικασία
Η απόφαση ισχύει από τη δημοσίευσή της στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως, δηλαδή από τις 28 Σεπτεμβρίου 2026.
Οι επιχειρήσεις που υπάγονται στη διαδικασία πρέπει να προσαρμόσουν άμεσα την εσωτερική τους οργάνωση, ώστε να παρακολουθούν τις ηλεκτρονικές υποδείξεις και να ολοκληρώνουν σωστά τη δήλωση λήψης γνώσης.