Η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας καταγράφει σε πραγματικό χρόνο την έναρξη και τη λήξη της εργασίας και συνδέεται με το Πληροφοριακό Σύστημα ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ. Σκοπός της είναι η αποτύπωση του πραγματικού χρόνου απασχόλησης και ο έλεγχος της τήρησης του δηλωμένου ωραρίου.
Η υπαγωγή μιας επιχείρησης στο σύστημα εξετάζεται κατά κανόνα βάσει του κύριου Κωδικού Αριθμού Δραστηριότητάς της στο TAXIS και της ημερομηνίας πλήρους εφαρμογής που έχει οριστεί για τον αντίστοιχο κλάδο.
Τι καταγράφει η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας
Στην παρούσα φάση, η Ψηφιακή Κάρτα καταγράφει κυρίως τον χρόνο κατά τον οποίο ο εργαζόμενος απασχολείται με φυσική παρουσία στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης ή σε χώρο που έχει διατεθεί στην επιχείρηση για αποκλειστική χρήση.
Η σήμανση αποτυπώνει την πρώτη είσοδο και την τελευταία έξοδο του εργαζομένου από τον χώρο εργασίας. Σε συνδυασμό με το δηλωμένο και προγραμματισμένο ωράριο στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, χρησιμοποιείται για τον προσδιορισμό του πραγματικού ημερήσιου χρόνου απασχόλησης, των υπερωριών και τυχόν αποκλίσεων από το δηλωμένο ωράριο.
Τι πρέπει να γνωρίζουν οι εργοδότες
Εγκατάσταση και λειτουργία του συστήματος
Οι επιχειρήσεις που έχουν ενταχθεί στην Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας πρέπει να διαθέτουν και να λειτουργούν ηλεκτρονικό σύστημα μέτρησης του χρόνου εργασίας, συνδεδεμένο με το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.
Η καταγραφή μπορεί να πραγματοποιείται μέσω του συστήματος που χρησιμοποιεί η επιχείρηση ή μέσω της εφαρμογής Ergani CardScanner, η οποία διατίθεται για την ανάγνωση της Ψηφιακής Κάρτας των εργαζομένων.
Ο εργοδότης πρέπει να έχει ενεργοποιήσει την Ψηφιακή Κάρτα για κάθε εργαζόμενο που υπάγεται στο σύστημα και απασχολείται με φυσική παρουσία στον χώρο εργασίας.
Διαβίβαση των σημάνσεων στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ
Η διαβίβαση της έναρξης και της λήξης της εργασίας στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ αποτελεί ευθύνη του εργοδότη.
Κάθε γεγονός έναρξης ή λήξης πρέπει να υποβάλλεται με μέγιστη καθυστέρηση 15 λεπτών, ανεξάρτητα από τον τρόπο διαβίβασης που χρησιμοποιεί η επιχείρηση.
Κατά κανόνα, δεν επιτρέπεται εκπρόθεσμη υποβολή. Εξαίρεση προβλέπεται μόνο σε περίπτωση ανωτέρας βίας ή αντικειμενικής τεχνικής αδυναμίας, όπως:
- πρόβλημα στα συστήματα του εργοδότη,
- διακοπή ηλεκτροδότησης ή τηλεπικοινωνιών,
- πρόβλημα σύνδεσης με το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.
Στην περίπτωση αυτή, ο εργοδότης πρέπει να ενημερώσει άμεσα την αρμόδια Επιθεώρηση Εργασίας για την έναρξη και τη λήξη του προβλήματος. Η αρχική ενημέρωση πρέπει να πραγματοποιηθεί μόλις αυτό καταστεί δυνατό και πάντως μέσα στην ίδια εργάσιμη ημέρα. Στη συνέχεια υποβάλλονται οι σημάνσεις που δεν ήταν δυνατόν να διαβιβαστούν εγκαίρως.
Ευθύνη για την ορθή εφαρμογή
Παρότι η σήμανση αποτελεί προσωπική υποχρέωση του εργαζομένου, η συνολική ευθύνη για τη σωστή εφαρμογή του συστήματος, τη διαβίβαση των δεδομένων και την τήρηση του δηλωμένου ωραρίου βαρύνει τον εργοδότη.
Ο εργοδότης δεν επιτρέπεται:
- να σημάνει την κάρτα αντί του εργαζομένου,
- να συμπληρώσει εκ των υστέρων ένα χτύπημα που παραλείφθηκε,
- να καταχωρίσει μονομερώς την έναρξη ή τη λήξη της ημερήσιας παρουσίας,
- να χρεώσει ημέρα άδειας ή να συμψηφίσει αποδοχές λόγω λανθασμένης χρήσης της κάρτας.
Η υποχρέωση του εργαζομένου να χρησιμοποιεί σωστά την κάρτα μπορεί να περιλαμβάνεται στην ατομική σύμβαση εργασίας ή στον εσωτερικό κανονισμό της επιχείρησης.
Δήλωση ωραρίου και υπερωριών
Οι επιχειρήσεις μπορούν να εφαρμόζουν είτε το προαναγγελτικό είτε το απολογιστικό σύστημα καταχώρισης αλλαγών ωραρίου και υπερωριών.
Στο προαναγγελτικό σύστημα, κάθε αλλαγή του ωραρίου ή υπερωριακή απασχόληση δηλώνεται πριν πραγματοποιηθεί.
Στο απολογιστικό σύστημα, η επιχείρηση μπορεί να καταχωρίζει τις αλλαγές μετά την πραγματοποίησή τους. Η επιλογή πρέπει να δηλώνεται πριν από την έναρξη του μήνα εφαρμογής και δεν μπορεί να αλλάζει μέσα στον ίδιο ημερολογιακό μήνα.
Ακόμη και όταν εφαρμόζεται το απολογιστικό σύστημα, πρέπει να υπάρχει αρχικός προγραμματισμός του ωραρίου και πραγματική σήμανση της κάρτας. Το απολογιστικό σύστημα δεν καλύπτει εργασία χωρίς σήμανση.
Ευέλικτη προσέλευση
Ο εργοδότης και ο εργαζόμενος μπορούν να συμφωνήσουν εγγράφως ευέλικτη προσέλευση έως 120 λεπτά ημερησίως.
Η ευελιξία αρχίζει από τη δηλωμένη ώρα έναρξης και λειτουργεί μόνο προς τα εμπρός. Για παράδειγμα, αν το δηλωμένο ωράριο είναι 09:00–17:00 και έχει συμφωνηθεί ευέλικτη προσέλευση 30 λεπτών, ο εργαζόμενος μπορεί να προσέλθει από τις 09:00 έως τις 09:30 και να αποχωρήσει μετά τη συμπλήρωση του αντίστοιχου χρόνου εργασίας.
Η ευέλικτη προσέλευση δεν επιτρέπει στον εργαζόμενο να ξεκινήσει νωρίτερα από το δηλωμένο ωράριο χωρίς προηγούμενη μεταβολή του.
Εξαίρεση βάσει κύριου και δευτερεύοντος ΚΑΔ
Μια επιχείρηση δεν υποχρεούται να εφαρμόσει την Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας όταν:
Ο κύριος ΚΑΔ της στο TAXIS δεν ανήκει στους κλάδους που έχουν ενταχθεί στον μηχανισμό, ακόμη και αν διαθέτει:
- δευτερεύοντες ΚΑΔ που έχουν ενταχθεί,
- πολλαπλές δραστηριότητες στον ίδιο χώρο ή
- υποκαταστήματα με ενταγμένους ΚΑΔ,
ή όταν:
Ο κύριος ΚΑΔ ανήκει στους ενταγμένους κλάδους, αλλά:
- εμφανίζει μηδενική οικονομική δραστηριότητα,
- η μηδενική δραστηριότητα αποδεικνύεται από το έντυπο Ε3 του τελευταίου φορολογικού έτους και
- ο δευτερεύων ΚΑΔ που αποτελεί την κυρίαρχη οικονομική δραστηριότητα της επιχείρησης δεν έχει ενταχθεί στην Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας.
Επομένως, η ύπαρξη ενός ενταγμένου δευτερεύοντος ΚΑΔ δεν αρκεί από μόνη της για να δημιουργήσει υποχρέωση εφαρμογής της Ψηφιακής Κάρτας.
Τι πρέπει να γνωρίζουν οι εργαζόμενοι
Η σήμανση είναι προσωπική υποχρέωση
Ο εργαζόμενος πρέπει να σημάνει ο ίδιος την Ψηφιακή Κάρτα κατά την πραγματική έναρξη και την πραγματική λήξη της εργασίας του.
Η Ψηφιακή Κάρτα είναι διαθέσιμη σε μορφή QR Code μέσω της εφαρμογής myErgani. Μέσα από την εφαρμογή, ο εργαζόμενος μπορεί επίσης να βλέπει το πρόγραμμα εργασίας, τις βάρδιες, τις υπερωρίες, τις άδειες και το ημερολόγιο πραγματικής απασχόλησης.
Η κάρτα δεν πρέπει να σημαίνεται από άλλο πρόσωπο ούτε από τον εργοδότη για λογαριασμό του εργαζομένου.
Πότε γίνεται η σήμανση
Ο αριθμός των σημάνσεων πρέπει να είναι ζυγός και να αντιστοιχεί στον τρόπο απασχόλησης:
- Καμία σήμανση, όταν ο εργαζόμενος εργάζεται αποκλειστικά με τηλεργασία ή δεν έχει καθόλου φυσική παρουσία στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης για λόγους που συνδέονται με τη φύση της εργασίας του.
- Δύο σημάνσεις, όταν εργάζεται με συνεχές ωράριο: μία κατά την πρώτη είσοδο και μία κατά την τελευταία έξοδο.
- Τέσσερις σημάνσεις, όταν εργάζεται με σπαστό ωράριο: είσοδος και έξοδος για καθένα από τα δύο τμήματα του ωραρίου.
Αν ο εργαζόμενος αποχωρήσει προσωρινά από τον χώρο εργασίας κατά τη διάρκεια του ωραρίου του και πρόκειται να επιστρέψει, δεν είναι υποχρεωτικό να σημάνει την κάρτα κατά την έξοδο και την επανείσοδό του. Τα ενδιάμεσα χτυπήματα δεν λαμβάνονται υπόψη, καθώς η Ψηφιακή Κάρτα καταγράφει την πρώτη είσοδο και την τελευταία έξοδο από την επιχείρηση.
Αν, όμως, ο εργαζόμενος αποχωρήσει νωρίτερα και γνωρίζει ότι δεν θα επιστρέψει την ίδια ημέρα, πρέπει να σημάνει την κάρτα κατά την έξοδό του. Διαφορετικά, θα παραμείνει μόνο η αρχική σήμανση εισόδου και θα δημιουργηθεί μονό ή «ορφανό» χτύπημα.
Τηλεργασία και εργασία εκτός εγκαταστάσεων
Κατά τις ημέρες αποκλειστικής τηλεργασίας δεν απαιτείται σήμανση της Ψηφιακής Κάρτας.
Το ίδιο μπορεί να ισχύει όταν ο εργαζόμενος, λόγω της φύσης της εργασίας του, απασχολείται αποκλειστικά εκτός των εγκαταστάσεων της επιχείρησης και δεν έχει σταθερό τόπο παροχής εργασίας. Όταν όμως εργάζεται με φυσική παρουσία στις εγκαταστάσεις του εργοδότη, η υποχρέωση σήμανσης επανέρχεται.
Στο υβριδικό μοντέλο εργασίας η κάρτα σημαίνεται για το χρονικό διάστημα της φυσικής παρουσίας στον χώρο της επιχείρησης.
Τι συμβαίνει αν ξεχαστεί ένα χτύπημα
Ένα χτύπημα που παραλείφθηκε δεν μπορεί να συμπληρωθεί εκ των υστέρων από τον εργοδότη.
Η ισχύουσα εγκύκλιος αναγνωρίζει ότι μπορεί να υπάρξει περιστασιακή παράλειψη από αμέλεια και προβλέπει ότι γίνονται αποδεκτά έως τρία μονά χτυπήματα τον μήνα ανά εργαζόμενο.
Η ανοχή αυτή δεν καταργεί την υποχρέωση σωστής χρήσης της κάρτας. Περισσότερα από τρία μονά χτυπήματα μέσα στον ίδιο μήνα, όταν δεν δικαιολογούνται από τη φύση της εργασίας, την οργάνωση του ωραρίου ή λόγους ανωτέρας βίας, μπορούν να αποτελέσουν αιτία ελέγχου από την Επιθεώρηση Εργασίας.
Ποιοι εξαιρούνται από τη σήμανση ενώ βρίσκονται στον χώρο εργασίας
Από την υποχρέωση σήμανσης εξαιρούνται τα διευθυντικά στελέχη, εφόσον κατέχουν πραγματικά θέση εποπτείας, διεύθυνσης ή εμπιστευτική θέση, πληρούν τις προϋποθέσεις της νομοθεσίας και έχουν δηλωθεί με τον σωστό χαρακτηρισμό στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.
Η απλή αναγραφή ενός τίτλου, όπως «διευθυντής» ή «προϊστάμενος», δεν αρκεί για την εξαίρεση. Για να θεωρηθεί κάποιος εργαζόμενος ότι κατέχει θέση εποπτείας, διεύθυνσης ή εμπιστευτική, πρέπει να εμπίπτει σε τουλάχιστον μία από τις ακόλουθες κατηγορίες:
- Αρμοδιότητες διοίκησης ή εκπροσώπησης
Ο εργαζόμενος:
- ασκεί διευθυντικό δικαίωμα απέναντι σε άλλους εργαζομένους ή έχει εξουσιοδότηση να λαμβάνει αυτόνομα αποφάσεις,
- εκπροσωπεί και δεσμεύει την επιχείρηση έναντι τρίτων,
- είναι μέλος του Διοικητικού Συμβουλίου ή αντίστοιχου οργάνου διοίκησης ή
- είναι μέτοχος ή εταίρος με ποσοστό άνω του 0,5% των δικαιωμάτων ψήφου.
Σε αυτή την κατηγορία δεν προβλέπεται συγκεκριμένο κατώτατο ύψος αποδοχών.
- Προϊστάμενος οργανικής μονάδας με μισθολογικό κριτήριο
Πρέπει να συντρέχουν αθροιστικά τα εξής:
- να προΐσταται Διεύθυνσης, Μονάδας, Τμήματος ή άλλης αυτοτελούς οργανικής μονάδας που αποτυπώνεται στο οργανόγραμμα,
- να έχει την εποπτεία ουσιώδους λειτουργίας της επιχείρησης και
- οι συμφωνημένες μηνιαίες αποδοχές του να είναι τουλάχιστον ίσες με το τετραπλάσιο του εκάστοτε νομοθετημένου κατώτατου μισθού.
Άρα, ένας απλός «υπεύθυνος ομάδας» ή «προϊστάμενος βάρδιας» δεν εξαιρείται αυτομάτως.
- Υψηλόμισθος εργαζόμενος
Η ιδιότητα τεκμαίρεται επίσης όταν οι συμφωνημένες μηνιαίες αποδοχές είναι τουλάχιστον ίσες με το εξαπλάσιο του εκάστοτε νομοθετημένου κατώτατου μισθού, ακόμη και χωρίς το οργανωτικό κριτήριο της προηγούμενης κατηγορίας.
Σε όλες τις περιπτώσεις απαιτείται η ιδιότητα:
- να αποτυπώνεται με ρητό όρο στην ατομική σύμβαση εργασίας και
- να έχει δηλωθεί σωστά στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ II.
Τα συγκεκριμένα στελέχη καταχωρίζονται στην ψηφιακή οργάνωση με «Κάρτα Εργασίας: ΝΑΙ», αλλά δεν υποβάλλουν ψηφιακό ωράριο ούτε σημάνσεις έναρξης και λήξης. Αν όμως ο χαρακτηρισμός είναι μόνο τυπικός και δεν πληρούνται οι νόμιμες προϋποθέσεις, η απουσία σημάνσεων μπορεί να επιφέρει κυρώσεις.
Εξαίρεση προβλέπεται επίσης για εργαζομένους σε ορισμένες εγκαταστάσεις ειδικού καθεστώτος ασφαλείας, όπου η χρήση κινητών τηλεφώνων, ηλεκτρονικού εξοπλισμού ή δικτύων επικοινωνίας περιορίζεται ή απαγορεύεται.
Τα πρόστιμα για παραβάσεις της Ψηφιακής Κάρτας
Οι έλεγχοι πραγματοποιούνται από την Επιθεώρηση Εργασίας, η οποία μπορεί να συγκρίνει το δηλωμένο ωράριο, τις σημάνσεις της κάρτας και την πραγματική παρουσία του εργαζομένου.
Οι βασικότερες παραβάσεις ατομικού χαρακτήρα και τα αντίστοιχα πρόστιμα είναι:
| Μη ενεργοποίηση της Ψηφιακής Κάρτας εργαζομένου | 10.500 ευρώ ανά εργαζόμενο. |
| Απόκλιση των υποβληθέντων στοιχείων από την πραγματική έναρξη ή λήξη της εργασίας | 3.000 ευρώ ανά εργαζόμενο. |
| Μη υποβολή στοιχείων για την πραγματική έναρξη ή λήξη της εργασίας, χωρίς νόμιμη αιτιολογία | 3.000 ευρώ ανά εργαζόμενο. |
| Εφαρμογή ευέλικτης προσέλευσης χωρίς να έχει ενεργοποιηθεί για τον συγκεκριμένο εργαζόμενο | 2.000 ευρώ ανά εργαζόμενο. |
| Μη διατήρηση των στοιχείων του συστήματος για τουλάχιστον πέντε έτη, όταν παρεμποδίζεται ο έλεγχος οικονομικών απαιτήσεων εργαζομένου | 4.000 ευρώ. |
| Μεταβολή ωραρίου ή πραγματοποίηση υπερωριακής απασχόλησης που δεν ταυτοποιείται από τη σήμανση της κάρτας, σε επιχείρηση που εφαρμόζει το απολογιστικό σύστημα | 10.500 ευρώ ανά εργαζόμενο. |
Παραβάσεις που αφορούν συνολικά τη λειτουργία του συστήματος, όπως η μη εγκατάσταση ηλεκτρονικού συστήματος μέτρησης ή η μη ενημέρωση της Επιθεώρησης Εργασίας σε περίπτωση τεχνικής αδυναμίας, εξετάζονται ως γενικές παραβάσεις. Το ύψος της κύρωσης προσδιορίζεται σύμφωνα με την κατηγορία της παράβασης και τα χαρακτηριστικά της επιχείρησης.
Τι πρέπει να προσέχουν εργοδότες και εργαζόμενοι
Η σωστή εφαρμογή της Ψηφιακής Κάρτας απαιτεί συνέπεια και από τις δύο πλευρές.
Ο εργοδότης πρέπει να διασφαλίζει ότι το σύστημα λειτουργεί, ότι το ωράριο έχει δηλωθεί σωστά και ότι οι σημάνσεις διαβιβάζονται εγκαίρως στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.
Ο εργαζόμενος πρέπει να σημάνει ο ίδιος την κάρτα κατά την πραγματική έναρξη και λήξη της εργασίας του και να ελέγχει τα στοιχεία που εμφανίζονται στο myErgani.
Σε περίπτωση αναντιστοιχίας μεταξύ δηλωμένου ωραρίου, σημάνσεων και πραγματικής απασχόλησης, η επιχείρηση πρέπει να εξετάζει άμεσα την αιτία. Η Ψηφιακή Κάρτα δεν αποτελεί απλώς σύστημα παρουσίας, αλλά βασικό στοιχείο για την απόδειξη του πραγματικού χρόνου εργασίας και της αντίστοιχης αμοιβής.